Электронный документооборот на предприятиях, оказывающих услуги транспорта и связи

В настоящее время руководители компаний транспорта и связи рассматривают различные способы оптимизации бизнес-процессов, и в этом существенно помогает переход на электронный документооборот (далее — ЭДО). В настоящее время ЭДО находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через Интернет, и участие в электронных аукционах и т.п..

Внедрение ЭДО дает возможность: контролировать сроки действия договоров; ускорить согласование документов; создать единую базу данных; отказаться от бумажных носителей. Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Рассмотрим применение электронного документооборота на предприятиях транспорта и связи.

Так, ФАУ «Российский морской регистр судоходства» (РС) в 2011 году заключило договор с ООО «Хоулмонт» на внедрение системы управления документами и задачами «ТЕЗИС». Система, единая для всех подразделений РС в 34 странах мира, позволила оптимизировать внутренний документооборот и упростить процедуру обработки запросов судовладельцев и других клиентов РС [2].

Своевременное внедрение системы корпоративного документооборота в РС обеспечило надежное и простое управление документами на всех этапах (около 60 000 документов в год), включая подготовку, согласование, публикацию на веб-сайте, архивное хранение оперативный доступ, а также сквозной контроль документационной деятельности в корпоративной структуре с возможностью автономии управленческих процессов в подразделениях.

Новая система позволила увеличить оперативность обмена, управления и доступа к информации и исключить ее потери. Для клиентов это означает, прежде всего, удобство информационного взаимодействия с РС.

Стремясь качественно повысить уровень обработки запросов судовладельцев и других клиентов, РС выделил значительные ресурсы для оптимизации основных бизнес-процессов. Процесс выбора программной платформы для построения на ее основе единой корпоративной системы электронного документооборота и последовательного ее внедрения во всех подразделениях РС занял полтора года [2].

AT Consulting внедрил в ПАО «ВымпелКом» (бренд «Билайн») подсистему управления организационно-распорядительными (ОРД) и внутренними нормативными документами (ВНД). Данная подсистема позволит ПАО «ВымпелКом» организовать эффективный контроль сроков согласования документов. Помимо этого, подсистема повысит уровень сохранности и конфиденциальности сведений, так как компания откажется от бумажных версий документов. Также подсистема организует полноценный электронный документооборот с внешними адресатами, в том числе представителями государственных органов.

Данная подсистема работает на платформе EMC Documentum, внедрение которой началось еще в декабре 2013 г. Тогда стартовал первый проект в рамках внедрения корпоративной системы управления электронными документами (Enterprise contentmanagement, ECM) [1]. В ходе проекта были автоматизированы процессы Объединенного центра обслуживания (ОЦО) компании «ВымпелКом» в Ярославле. С тех пор ведется активный перевод бизнес-процессов компании в корпоративную систему управления электронными документами«.

Электронный документооборот интересен и другим операторам связи. Так, например, в 2015 г. ПАО «Московская городская телефонная сеть» (МГТС) полностью перестроило процесс абонентского документооборота, внедрив ЭДО. В компании электронная система управления организационно-распорядительными и внутренними нормативными документами действует с 2008 г. и позволяет дистанционно управлять всем документооборотом в компании, настраивать различные сценарии согласования для разных групп документов, подписывать или заверять документы в электронном виде.

В настоящее время в компании реализован электронный документооборот (ЭДО) с клиентами — юридическими лицами [3]. Вопрос о полном распространении ЭДО на физических лиц прорабатывается, поскольку полностью отказаться от бумажного общения в этом сегменте на данный момент невозможно.

ОАО «Хабаровский аэропорт» — главный оператор на наземной деятельности международного аэропорта Хабаровск (Новый) — крупнейшего транспортного узла Дальневосточного Федерального округа с пассажиропотоком свыше 2 млн. в год.

Ключевыми задачами внедрения системы «ТЕЗИС» являлись автоматизация работы с договорами, организационно-распорядительной документацией и организация электронной канцелярии. Также в рамках проекта был налажен информационный обмен между системой ТЕЗИС и 1С — синхронизированы справочники и договоры. Все работы по интеграции со стороны 1С проводились специалистами ОАО «Хабаровский аэропорт», что позволило ускорить реализацию проекта.

В августе 2014 года началась пробная эксплуатация системы, с самого начала которой стало ясно, что требуется увеличение числа лицензий, так как сотрудники активно подключились к работе в системе электронного документооборота. Поэтому спустя всего месяц в ОАО «Хабаровский аэропорт» было проведено масштабирование и расширение возможностей использования системы электронного документооборота ТЕЗИС.

Для сокращения сроков и повышения надежности доставки и получения расчетных документов за услуги связи ПАО «Ростелеком» внедряется система электронного документооборота юридически значимыми документами с использованием электронной подписи.

Прак­ти­ка внед­ре­ния ав­то­ма­ти­зи­ро­ван­ных сис­тем в Рос­сии по­ка­зы­ва­ет, что при ком­плек­с­ной ав­то­ма­ти­за­ции биз­нес-про­цес­сов в ком­па­нии воз­мож­но уве­ли­чить ско­рость до­ку­мен­то­обо­ро­та до 10-ти раз, при этом по­вы­сив про­из­во­ди­тель­ность со­труд­ни­ков при­мер­но на 30%. Но здесь сле­ду­ет учи­тывать, что сам по се­бе про­грам­м­ный ком­плекс — это все­го лишь треть ра­бот и за­трат, а до 70% уси­лий при­хо­дит­ся на ана­лиз орг­струк­ту­ры, функ­ций, за­дач и внут­рен­них ком­му­ни­ка­ций пред­при­я­тия, обу­че­ние пер­со­на­ла и под­го­тов­ку собст­вен­ной служ­бы тех­под­держ­ки.

Список использованной литературы

1. "ВымпелКом«сэкономит на бумаге//http://www.comnews.ru.
2. ОАО «Хабаровский аэропорт» переходит на автоматизированный документооборот// https://www.tezis-doc.ru/news/617
3. Электронный документооборот// https://sakha.rt.ru/mirnij/b2b/edo