Евразийский
научный
журнал

Автоматизация учета доходов на предприятии

Поделитесь статьей с друзьями:
Автор(ы): Астахова Мария Александровна
Рубрика: Экономические науки
Журнал: «Евразийский Научный Журнал №6 2016»  (июнь)
Количество просмотров статьи: 4557
Показать PDF версию Автоматизация учета доходов на предприятии

М. А. Астахова
студент, кафедра «Бухгалтерский учёт, анализ и аудит»
Институт экономики и бизнеса ФГБОУ ВО
Московский гоударственный университет
технологий и управления имени К.Г. Разумовского (ПКУ),
Москва

M. A. Astahova
student, the directions of training «Accounting, analysis and audit»
Department of Economics and Business
Moscow State University of Technologies and Management
тnamed after K.G. Razumovskiy

Аннотация. В статье рассматривается актуальный вопрос о необходимости введения автоматизированного учета доходов на предприятиях, в том числе, в коммерческих организациях, оказывающих услуги и работы для нужд РЖД. В частности, приведен анализ имеющихся проблем учета и даны некоторые рекомендации относительно функциональных требований и конкретных программных средств автоматизации.

Ключевые слова: автоматизация, программные средства, учет доходов, бухгалтерия, предприятие, финансовый результат

Automation revenue accounting in the enterprise

Annotation. The article deals with the topical issue of the need to introduce an automated revenue accounting in enterprises, including commercial organizations providing services and activities for the needs of Russian Railways. In particular, the analysis of the available accounting issues and provides some recommendations for specific functional requirements and software automation.

Keywords: automation, software tools, revenue recognition, accounting, company, financial results

Ведение бухгалтерского учета в соответствии с правилами и требованиями международных стандартов приводит к объективной потребности перехода коммерческих компаний к автоматизированному бухгалтерскому учету, в том числе, учету бухгалтерских операций.

В настоящее время наиболее привлекательными системами, позволяющими реализовать весь спектр функциональных возможностей для автоматизированного учета доходов предприятий на российском рынке, являются адаптированные западные системы, в том числе SAP, Axapta, Ax. Для нужд ведения РСБУ широко применяется продукция компании «1С». Стоит отметить, что для адаптации и выбора программного обеспечения для учета доходов предприятия по МСФО, нужно учитывать опыт автоматизации ведения учета по РСБУ. Это позволит не только избежать ошибок, допущенных ранее, но и максимально эффективно выстроить алгоритмы, сократить время на выполнение задач и предоставление аналитической отчетности руководящему составу предприятия.

Опыт отдельных компаний, в том числе, коммерческих структур в области оказания услуг и работ для нужд РЖД, показывает, что наиболее популярными в настоящий момент средствами автоматизации являются простейшие табличные формы, реализуемые с помощью офисного приложения MS Office Excel. Особенности такого учета – трансформация и консолидация учета по группам. Максимальные возможности аналитической работы реализуются через выполнение расчетов, построение графиков и диаграмм. Однако такой уровень применим для крайне малых предприятий, на крупных предприятиях из исследуемой выборки массив данных настолько велик, что средства MS Excel не позволяют быстро обрабатывать информацию. Одним из немногих плюсов учета доходов предприятия средствами табличных приложений является отсутствие потребности в обучении персонала и затратах на покупку, установку, сопровождение и поддержку сложных программных ресурсов. Главным же недостатком такого метода ведения бухгалтерского учета доходов предприятия является возможность допуска ошибок в расчетах, что создает дополнительные риски относительно надежности и достоверности результатов бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывая длительность применения MS Excel на предприятиях из описываемой группы, можно предложить компаниям переход на программное обеспечение SAP, бухгалтерский модуль которой предполагает загрузку табличных данных. Это позволит обеспечить высокий уровень точности данных и расчетов, повысит уровень доверия аудиторов и инвесторов, снизит риск человеческого фактора ошибок и срока подготовки отчетности, позволив избежать штрафных санкций от налоговых органов, начисляемых за просрочку даты подачи отчетности.

Наблюдается, однако, стремление перехода предприятий на программные продукты «1С», стоимость и реализация которых значительно ниже, чем у SAP. Кроме того, большинство российских бухгалтеров хорошо знакомы с 1С:Бухгалтерия, которая в настоящий момент внушительно конкурирует за место на рынке систем ERP.

Для ответа на вопрос о том, какая же из систем является наиболее предпочтительной, важно иметь представление о том, какие цели преследует компания и какие средства готова на это потратить.

Одним из краеугольных камней преткновения определения функциональных требований к программа автоматизированного учета доходов является вопросы аналитики, которую компании необходимо получать для принятия управленческих решений. В частности, важными входными данными для формирования такой аналитики по доходам являются:

  • даты операций;

  • статьи доходов;

  • номенклатура;

  • структурное подразделение или филиал – центр дохода;

  • дополнительная аналитика по контрагенту, от которого получен доход.

Главные цели автоматизации учета финансовых результатов на предприятиях, предоставляющих услуги РЖД являются:

  • учет доходов по видам в зависимости от классификации;

  • расчет показателей нерационального использования и расходов ресурсов;

  • ретроспективный и перспективный анализ доходов с применением оптимизационных моделей.

В соответствии с рассмотренными целями автоматизации, функциональные требования к автоматизации учета доходов разделяются на несколько задач:

  • учет доходов по видам и структурным подразделениям;

  • формирование и распределение прибыли предприятия;

  • обобщение данных синтетического учета доходов;

  • определение количественных характеристик финансового результата по информационной базе.

Информационная составляющая выделенных целей и задач автоматизации учета находится в неразрывной связи с комплексом задач по учету данных производственных и инвестиционных программ предприятия. Решение столь масштабного комплекса задач должно реализовывать функции учета товарных операций, денежных средств, сводные отчеты и формирование отчетов. Таким образом, основополагающим принципом реализации автоматизированного учета дохода является взаимосвязь со всеми задачами всех комплексов, определяющих финансовые показатели работы предприятия.

Организация учета доходов имеет собственную специфику, которая обусловлена характером регистрации операций по таким счетам. Информация по счетам доходов, прибылей формируется при реализованных учетных задачах другого толка. То есть такая информация характеризуется неоднородностью и производных характером. Разноска данных по счетам реализуется только в случае полного завершения учетных записей по другим синтетическим счетам, что требует дополнительных сложных расчетов. Таким образом, приходим к выводу о необходимости автоматизации через использование программ с несколькими модулями, осуществляющими учет данных на различных этапах деятельности в разных центрах ответственности.

Стоит обратить особое внимание на то, что информация по отражению доходов составлена из разнообразных в своей форме и содержании  документов и регистров, в том числе она имеется в отчетах, выписках из банковских учреждений, ведомостях начисления амортизации и прочих. Все эти документы должны быть учтены в системе, в противном случае возникает вопрос достоверности формируемых по результатам ведения учета доходов отчетов.

Для автоматизации учета такого рода информации необходимо создание внутримашинной базы данных, которая имеет сведения об остатках по синтетическим счета, объектам аналитического учёта, об исходных оборотах по таким счетам за конкретные отчетные периоды. Поскольку большая часть этих данных формируется во время реализации других учетных задач, необходима такая система автоматизации, которая охватывала бы не только финансовую, но и производственную, административную и прочие виды деятельности на предприятии. Наиболее адекватный ответ на подобный запрос дает в настоящее время система учета SAP, реализуемая во многих крупных компаниях, включая государственные корпорации. Это позволяет обеспечить многопользовательский доступ к данным, унификацию кодов статей, нормативно-справочное обеспечение деятельности сотрудников бухгалтерии компании.

Особенное внимание при автоматизации учета доходов на предприятии необходимо уделить вопросу кодификации. Коды статей построены на порядковом принципе, обыкновенно содержат два знака. Это позволяет унифицировать работу не только по учету доходов, но и по ведению справочников хозяйственных операций, иной деятельности структурных подразделений. Такой подход является основой формирования единой информационной базы компании, что представляется одной из стратегических задач предприятий, функционирующих в условиях информационно-технологической парадигмы настоящего времени.

Автоматизированный учет доходов должен быть обеспечен технологической процедурой ввода информации на базе первичных документов. При этом программные продукты класса, сравнимого с SAP, позволяют не только вводить такую информацию вручную, но и обеспечивать формирование документов из имеющихся операционных данных и заявок пользователей, а также хранить такую информацию, создавая условия для аналитических работ в любой период времени.

Таким образом, исследование потребности в автоматизации учета доходов на предприятиях, в том числе в коммерческих фирмах, оказывающих услуги РЖД, показывает необходимость использования комплексных программных продуктов, определяющих формирование единой базы информации на предприятии. Это снижает риски ошибок и недостатков учета, а, следовательно, и потерь компании.

Важно не только автоматизировать учет доходов и иных операции с применением современных пограммных средств, но и провести автоматизацию эффективно, не создав при этом сложностей в осуществлении деятельности компании. В частности, алгорит внедрения новой ситемы учета должен выглядеть следующим образом:

  1. разделение по видам операций;

  2. разделение по потокам с привязкой к договорам и контрагентам;

  3. разделение по периодам;

  4. создание структуры входных данных;

  5. создание структуры выходных данных;

  6. организация информационного пространства работы компании;

  7. увязка реализованных мер с учетной политикой компании.

Следовательно, можно говорить о перспективности автоматизации учета доходов на предприятии, как части процесса перехода к новой формации, в которой коммерческая фирма – это не просто единица на рынке, но значимый элемент в совокупности мирового пространства. 

Список использованных источников:

  1. Зубанов А. Л. Информационные технологии в бухгалтерском учете предприятия // ТДР. 2013. №4 С.225-227.

  2. Черемисина Т.Н. К вопросу совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2016. №5 С.201-209.

  3. Чернованова Н. В., Ахманова С. И. Автоматизация отечественной системы бухгалтерского учета по МСФО: какой программный продукт выбрать // Известия НВ АУК. 2014. №1 (33) С.248-253.

  4. Шевчук О.А. Особенности автоматизации учета доходов и расходов на промышленных предприятиях // БИ. 2013. №11 С.124-127.